Entretien Professionnel FPT : Comment le Préparer ?

On nous pose souvent la question : comment aborder l’entretien professionnel dans la Fonction Publique Territoriale (FPT) sans stress ? On va être direct avec vous : c’est un exercice très cadré, mais beaucoup d’agents ignorent les règles et les délais précis. Le risque, c’est de passer à côté d’une opportunité ou de ne pas savoir comment réagir en cas de désaccord. On vous explique tout le processus, de la convocation jusqu’aux voies de recours, pour que vous soyez parfaitement préparé et que vous puissiez défendre vos droits sur le compte rendu.

L’essentiel à connaître sur l’entretien professionnel FPT 📋

• Obligation : un rendez-vous annuel obligatoire pour les fonctionnaires et contractuels (CDI ou CDD de plus d’un an).
• Convocation : vous devez la recevoir par écrit au minimum 8 jours avant la date de l’entretien.
• Contenu : on y parle du bilan de l’année passée, des objectifs à venir, de vos besoins en formation et de vos perspectives de carrière.
• Compte-rendu : il doit vous être notifié dans un délai maximal de 15 jours après l’entretien.
• Recours : si vous n’êtes pas d’accord, vous avez 15 jours pour demander la révision du compte rendu.

Qui est concerné par l’entretien professionnel ?

L’entretien professionnel n’est pas une option, c’est une obligation qui remplace l’ancien système de notation depuis 2015. Mais il ne s’applique pas à tout le monde de la même manière.

On vous a préparé la liste des agents qui doivent obligatoirement passer cet entretien annuel.

• Les fonctionnaires titulaires, qu’ils soient à temps complet ou non complet.
• Les agents contractuels de droit public, mais attention, uniquement s’ils sont en CDI ou en CDD depuis plus d’un an sur un emploi permanent. Les contrats de projet sont aussi concernés.

Et ceux qui ne sont pas concernés ?

Certains agents ne sont pas soumis à cet entretien professionnel annuel. Il s’agit principalement :

• Des fonctionnaires stagiaires, car leur évaluation se fait tout au long de leur année de stage.
• Des agents de droit privé, comme les personnes en emplois aidés, qui ont un cadre d’évaluation différent.

Le déroulement de l’entretien étape par étape

Pour bien comprendre, on peut découper le processus en trois temps : ce qui se passe avant, pendant et après le rendez-vous. Chaque étape a ses propres règles et délais.

Avant l’entretien : la préparation

Une bonne préparation est la clé pour que l’entretien se passe bien. L’administration a des obligations pour vous permettre de préparer cet échange.

Vous devez recevoir votre convocation au moins 8 jours avant la date fixée. Avec cette convocation, on doit vous transmettre deux documents importants :

• Votre fiche de poste à jour, qui décrit vos missions et votre positionnement.
• Un exemplaire vierge de la trame du compte-rendu d’entretien, pour que vous sachiez sur quels critères vous serez évalué.

Si vous voulez voir à quoi ressemble ce document, vous pouvez télécharger un modèle vierge de fiche de poste pour vous faire une idée.

Sachez aussi que les critères d’appréciation de la valeur professionnelle sont fixés par la collectivité après avis du Comité Social Territorial (CST). Ce ne sont pas des critères inventés par votre manager.

Pendant l’entretien : les thèmes abordés

L’échange avec votre supérieur hiérarchique direct doit obligatoirement porter sur plusieurs points. Ce n’est pas une conversation informelle, mais un bilan structuré.

Voici les sujets qui seront forcément discutés :

• Les résultats professionnels que vous avez obtenus sur l’année écoulée, en lien avec les objectifs précédents.
• La fixation de vos objectifs pour l’année à venir, qui doivent être clairs et réalisables.
• Votre manière de servir et les acquis de votre expérience professionnelle.
• Vos besoins de formation. On doit notamment vous informer sur vos droits au Compte Personnel de Formation (CPF).
• Vos perspectives d’évolution professionnelle : envie de changer de poste, de passer un concours, de monter en grade, etc.

Pour évaluer votre travail, votre supérieur s’appuie sur des critères précis :

• Vos résultats et votre capacité à atteindre les objectifs fixés.
• Vos compétences professionnelles et techniques dans votre domaine.
• Vos qualités relationnelles avec les collègues, le public et la hiérarchie.
• Votre capacité d’encadrement ou d’expertise, si votre poste le demande.

Après l’entretien : le compte-rendu

Une fois l’entretien terminé, le travail n’est pas fini. La phase du compte-rendu est tout aussi importante.

Votre supérieur hiérarchique rédige le compte-rendu et vous le transmet. Il a un délai de 15 jours maximum pour le faire. Une fois que vous le recevez, vous avez la possibilité d’y ajouter vos propres observations par écrit. C’est le moment de préciser un point, de nuancer une appréciation ou de formuler une demande.

On vous demandera ensuite de signer le document. Attention, un point essentiel : signer le compte-rendu atteste de la prise de connaissance, pas de votre accord avec son contenu. Vous pouvez tout à fait signer tout en indiquant que vous n’êtes pas d’accord avec l’évaluation.

Le document est ensuite visé par l’autorité territoriale (le maire, le président…) avant d’être classé dans votre dossier administratif individuel.

Pour visualiser la structure du document final, vous pouvez consulter un modèle de compte-rendu d’entretien professionnel.

Comment contester le compte-rendu d’entretien ?

Si vous estimez que l’évaluation est injuste ou que le compte-rendu contient des erreurs, vous avez le droit de le contester. La procédure est très stricte et se déroule en deux temps.

Étape 1 : Le recours hiérarchique

La première chose à faire est une demande de révision du compte-rendu. Cette demande doit être adressée par écrit à l’autorité territoriale (et non à votre supérieur direct).

Vous avez un délai de 15 jours francs à partir de la date de notification du compte-rendu pour envoyer votre recours. L’autorité territoriale a ensuite 15 jours pour vous notifier sa réponse.

Étape 2 : La saisine de la commission paritaire

Si l’autorité territoriale rejette votre demande de révision, ou ne répond pas, vous pouvez passer à l’étape suivante. Vous avez le droit de saisir la commission paritaire compétente.

Le délai pour cette saisine est de 1 mois après la notification du rejet de votre recours. La commission à saisir dépend de votre statut :

• La Commission Administrative Paritaire (CAP) pour les fonctionnaires.
• La Commission Consultative Paritaire (CCP) pour les agents contractuels.

La commission examinera votre demande et émettra un avis. Suite à cet avis, l’autorité territoriale vous communiquera le compte-rendu définitif. En dernier ressort, si le désaccord persiste, un recours contentieux devant le tribunal administratif reste possible.

À quoi sert concrètement le compte-rendu ?

On nous demande souvent si cet entretien a un impact réel sur la carrière. La réponse est oui, et il est différent selon votre statut.

Pour les fonctionnaires, le compte-rendu est un des éléments clés examinés lors des décisions d’avancement. Une bonne évaluation peut clairement jouer en votre faveur pour un avancement de grade ou une inscription sur une liste d’aptitude à la promotion interne.

Pour les agents contractuels, l’enjeu est principalement financier. Le compte-rendu est pris en compte pour la réévaluation de la rémunération. La loi précise que cette réévaluation doit avoir lieu au minimum tous les 3 ans, en fonction des résultats professionnels et de la manière de servir. Un bon entretien peut donc être un argument de poids pour négocier votre salaire.