Notice Contrat Apprentissage : Comment Remplir le CERFA ?

Remplir le CERFA du contrat d’apprentissage vous semble compliqué ? Vous avez peur de faire une erreur dans les cases qui pourrait retarder la validation du dossier ? Vous cherchez une notice claire pour vous guider ?

Cet article est un guide simple qui vous explique comment remplir chaque section du formulaire, étape par étape. Suivez nos instructions pour finaliser votre contrat d’apprentissage sans stress et sans erreur.

Guide de remplissage du CERFA : Section par section

Le formulaire CERFA FA 13 est le document officiel qui formalise l’embauche d’un apprenti. Il se compose de plusieurs volets à remplir avec attention. Nous allons voir ensemble comment compléter chaque champ, en suivant l’ordre du document.

Volet 1 : L’EMPLOYEUR

Cette première partie concerne les informations sur l’entreprise qui recrute. La plupart de ces données sont faciles à trouver sur les documents administratifs de la société.

• Dénomination sociale : Indiquez le nom juridique complet de l’entreprise, tel qu’il apparaît sur l’extrait Kbis.
• N° SIRET de l’établissement d’exécution du contrat : C’est le numéro à 14 chiffres qui identifie le lieu de travail de l’apprenti. Une erreur sur ce numéro bloque systématiquement le dossier.
• Type d’employeur : Cochez la case correspondante (privé, public). La plupart du temps, il s’agit d’un employeur du secteur privé.
• Effectif de l’entreprise : Notez le nombre total de salariés de l’entreprise. Cette information est importante pour le calcul de certaines aides.
• Convention collective applicable (IDCC) : Il s’agit du code à 4 chiffres qui définit les règles du secteur d’activité (salaires, congés…). Vous pouvez le trouver sur un bulletin de paie ou en utilisant un outil de recherche officiel.

Volet 2 : L’APPRENTI(E)

Cette section est consacrée à l’apprenti. Les informations doivent être exactes et correspondre aux documents d’identité.

• Nom et prénom : Inscrivez les noms et prénoms de naissance.
• NIR (numéro de sécurité sociale) : C’est le numéro à 15 chiffres qui se trouve sur la carte Vitale. Il est indispensable pour les déclarations sociales.
• Nationalité : Précisez si l’apprenti est citoyen de l’Union Européenne ou non.
• Situation avant le contrat : Cochez la case qui décrit la situation de l’apprenti juste avant la signature. Par exemple, « Scolaire » s’il était au lycée ou en études.
• Dernier diplôme ou titre préparé : Indiquez l’intitulé du dernier diplôme obtenu par l’apprenti.
• Cas spécifiques : N’oubliez pas de cocher les cases si l’apprenti est un sportif de haut niveau ou bénéficie d’une Reconnaissance de la Qualité de Travailleur Handicapé (RQTH).

Volet 3 : LE MAÎTRE D’APPRENTISSAGE

Le maître d’apprentissage est la personne qui encadre et forme l’apprenti au quotidien dans l’entreprise. Deux maîtres d’apprentissage peuvent être désignés.

Pour être maître d’apprentissage, le salarié doit remplir certaines conditions de qualification et d’expérience. Il doit :

• Soit détenir un diplôme ou titre du même domaine que celui préparé par l’apprenti, et justifier d’un an d’expérience professionnelle en rapport.
• Soit justifier de deux ans d’expérience professionnelle en rapport avec le diplôme ou le titre préparé par l’apprenti.

Vous devez renseigner le nom, le prénom, la date de naissance et l’emploi occupé par le ou les maîtres d’apprentissage désignés.

Volet 4 : LE CONTRAT

C’est la partie centrale du document, qui fixe les conditions de travail et de rémunération. Soyez très précis.

• Type de contrat : Cochez « Contrat d’apprentissage ». Précisez s’il s’agit d’une modification via un avenant ou d’un nouveau contrat.
• Date de début d’exécution : C’est le premier jour de travail de l’apprenti dans l’entreprise.
• Date de fin : C’est le dernier jour du contrat. La durée doit correspondre à celle du cycle de formation.
• Période probatoire : Le contrat d’apprentissage commence par une période d’essai de 45 jours, consécutifs ou non, de présence en entreprise.
• Horaire de travail : Indiquez la durée hebdomadaire de travail de l’apprenti. Attention, pour les mineurs, la durée est encadrée et ne peut excéder certaines limites.
• Rémunération : La rémunération est calculée en pourcentage du SMIC (ou du SMC si plus favorable). Elle varie selon l’âge de l’apprenti et son année de formation.

Volet 5 : LA FORMATION

Cette section détaille le cadre pédagogique du contrat. Les informations sont généralement fournies par le Centre de Formation d’Apprentis (CFA).

• CFA responsable : Indiquez le nom et l’adresse du CFA où l’apprenti suivra ses cours théoriques. N’oubliez pas le numéro UAI de l’établissement.
• Diplôme ou titre visé : Notez l’intitulé exact du diplôme préparé par l’apprenti.
• Code du diplôme ou titre (RNCP) : C’est un code qui identifie la certification. Si vous ne l’avez pas, le CFA peut vous le fournir. Vous pouvez aussi le rechercher sur le site de France Compétences.
• Date de début de la formation en CFA : Indiquez le premier jour de cours de l’apprenti.

Volet 6 : SIGNATURES

La dernière étape est la signature du document par toutes les parties. Un contrat non signé n’a aucune valeur juridique.

Le contrat doit être signé, avant le début de son exécution, par :

• L’employeur (ou son représentant).
• L’apprenti(e).
• Le représentant légal (père, mère, tuteur) si l’apprenti est mineur au moment de la signature.

La date de conclusion (date de signature) est une information obligatoire à renseigner.

Que faire une fois le contrat rempli et signé ?

Une fois le CERFA complété et signé par tout le monde, le travail n’est pas terminé. Vous devez le transmettre pour qu’il soit officiellement enregistré.

La procédure est simple : vous devez envoyer le contrat à votre Opérateur de Compétences (OPCO). C’est l’organisme chargé de financer l’apprentissage et de s’assurer de la conformité du contrat.

L’OPCO a ensuite 20 jours pour statuer sur la prise en charge. S’il ne répond pas dans ce délai, sa décision est considérée comme acceptée et le contrat est officiellement enregistré.

Les erreurs les plus fréquentes à éviter

Certaines erreurs reviennent souvent et peuvent entraîner le refus de votre dossier par l’OPCO. Voici une liste pour vous aider à les éviter.

• Erreur sur le N° SIRET : C’est l’erreur la plus fréquente et la plus bloquante. Vérifiez-le deux fois.
• Mauvais calcul de la rémunération : Assurez-vous d’appliquer le bon pourcentage du SMIC en fonction de l’âge et de l’année de contrat.
• Oubli d’une signature : La signature du représentant légal pour un apprenti mineur est souvent oubliée.
• Code RNCP incorrect : Un mauvais code peut entraîner un refus de financement. Demandez confirmation au CFA.
• Dates incohérentes : La date de début de contrat, de début de formation et de fin de contrat doivent être logiques entre elles.

FAQ – Notice Contrat d’Apprentissage

À qui envoyer le contrat d’apprentissage ?

Le contrat d’apprentissage, une fois signé, doit être envoyé à l’Opérateur de Compétences (OPCO) dont dépend votre entreprise. C’est lui qui se charge de l’enregistrement et du financement.

Que faire si je me suis trompé en remplissant le CERFA ?

Si le contrat n’a pas encore été envoyé, le plus simple est de refaire un exemplaire propre. S’il est déjà chez l’OPCO et que celui-ci a noté une erreur, il vous contactera pour vous demander de corriger via un avenant au contrat.

Quelle est la différence entre le code RNCP et le code diplôme ?

Le code diplôme (ou code Éducation Nationale) est spécifique à l’enseignement initial. Le code RNCP est la référence pour la formation professionnelle et certifie la valeur d’un diplôme sur le marché du travail. C’est généralement le code RNCP qui est demandé sur le CERFA.

Faut-il joindre d’autres documents au contrat ?

Oui, pour les apprentis de nationalité étrangère (hors UE), il faut joindre une copie de leur titre de séjour autorisant le travail. Dans certains cas, la convention de formation signée avec le CFA peut aussi être demandée.